Die KI-Nutzungsrichtlinie einer Kanzlei: was hineingehört
Eine brauchbare KI-Richtlinie beantwortet vier Fragen: freigegebene Systeme, erlaubte Daten, Ausgabekontrolle und Fehlerfall. Alles andere ist Beiwerk.
Eine brauchbare KI-Nutzungsrichtlinie beantwortet vier Fragen: Welche Systeme sind freigegeben, welche Daten dürfen hinein, wer prüft die Ausgabe, und was passiert bei einem Fehler. Alles andere ist Beiwerk.
Die Legal-Tech-Umfrage 2025 von legal-tech.de (rund 80 Teilnehmende, Erhebung Mai bis August 2025) fand 16 Prozent, die ein konkretes KI-Tool einsetzen, und 45 Prozent, die sich die Einführung vorstellen können. Die meisten Kanzleien schreiben ihre KI-Richtlinie also, bevor sie ein System im Einsatz haben. Das erklärt den häufigsten Fehler dieser Dokumente: Wer noch nichts Konkretes zu regeln hat, formuliert abstrakt. Eine abstrakte Richtlinie steuert nichts.
Welche Systeme sind freigegeben?
Die Antwort ist eine abschließende Liste mit Namen, kein Prinzip. „Nutzen Sie nur sichere Werkzeuge” ist keine Regel, sondern eine Bitte um Mitdenken, und sie verlagert die Entscheidung auf die Person, die am wenigsten Zeit hat, sie zu treffen. Die Liste nennt jedes freigegebene System zusammen mit dem Zugangsweg, über den es freigegeben ist, denn dasselbe Modell kann über eine Chat-Oberfläche unzulässig und über ein Cloud-Deployment (Betrieb im eigenen Konto bei einem Cloud-Anbieter) tragfähig sein.
Dazu gehören zwei Angaben, die häufig fehlen: wer die Liste pflegt, und wie ein neues Werkzeug hineinkommt. Ohne benannten Weg entsteht der Weg trotzdem, nur unsichtbar. Es genügt ein kurzer Ablauf: Vorschlag an eine benannte Stelle, Prüfung der Vertragslage einschließlich der Frage, ob ein AVV überhaupt genügt, Freigabe mit Datum, Aufnahme in die Liste. Was nicht auf der Liste steht, ist nicht freigegeben.
Welche Daten dürfen hinein?
Hier trägt eine Abstufung weiter als ein Pauschalverbot. Ein Verbot, das die Eingabe von Mandatsdaten in jeder Form untersagt, klingt streng und wird umgangen, sobald es der Arbeit im Weg steht. Umgangen wird es dann still, und die Kanzlei verliert genau die Sichtbarkeit, die sie herstellen wollte.
Drei Stufen reichen meistens aus. Ohne Weiteres erlaubt ist die Arbeit ohne Mandatsbezug: öffentliche Rechtsquellen, Gesetzes- und Entscheidungstexte, Formulierungshilfen ohne Personenbezug, interne Organisationstexte. Nur im freigegebenen System erlaubt ist die Arbeit am Mandat, also Schriftsätze, Vertragsentwürfe, Sachverhalte und Korrespondenz. Und es gibt eine dritte Kategorie, die jede Kanzlei für sich benennen muss, etwa Sachverhalte, bei denen schon die Existenz des Mandats vertraulich ist.
Je genauer die mittlere Stufe beschrieben ist, desto weniger Ausweichverkehr entsteht. Wer klar sagt, wo Mandatsdaten hindürfen, muss seltener erklären, wo sie nicht hindürfen.
Wer prüft die Ausgabe?
Die BRAK-Leitlinien zum KI-Einsatz von Dezember 2024 halten die menschliche Endkontrolle für verpflichtend. Damit ist die Frage gestellt, nicht beantwortet. Die Richtlinie muss sagen, wer diese Kontrolle in welchem Arbeitsschritt ausübt und woran später erkennbar ist, dass sie stattgefunden hat. Ohne diese Zuordnung zerfällt die Endkontrolle in gute Absicht: Alle halten sie für selbstverständlich, benannt ist niemand.
Am ehesten trägt eine Zuordnung entlang der Arbeitsschritte, die es ohnehin gibt. Wer den Entwurf verantwortet, prüft die KI-Ausgabe, bevor sie in die Akte oder nach außen geht; die Prüfung wird Teil der bestehenden Freigabe. Dabei hilft es zu wissen, dass die gefährliche Ausgabe nicht die offensichtlich falsche ist, sondern die plausible. Eine Kontrolle, die nur auf Form und Sprache schaut, findet sie nicht. Delegierbar ist die Arbeit, nicht die Verantwortung.
Was passiert bei einem Fehler?
Dieser Punkt fehlt in fast jeder Richtlinie, und an ihm zeigt sich, ob sie funktioniert. Gemeint ist der Fall, dass Mandatsdaten in ein nicht freigegebenes System gelangt sind: versehentlich, unter Zeitdruck, aus Unkenntnis.
Die Richtlinie benennt dafür einen Meldeweg. An wen, wie schnell, und was sofort zu tun ist, etwa das Konto und den Verlauf sichern statt löschen, damit der Umfang später feststellbar bleibt. Sie sollte außerdem klarstellen, dass die Meldung selbst keine Sanktion nach sich zieht. Wer eine Meldung fürchtet, meldet nicht, und dann erfährt die Kanzleileitung von Vorfällen gar nicht oder von der Gegenseite.
Was danach folgt, hängt vom Einzelfall ab: die Prüfung, ob der Vorfall datenschutzrechtlich meldepflichtig ist, ob die Mandantschaft zu informieren ist, und ob die Richtlinie an der Stelle nachzuschärfen ist, an der der Fehler entstanden ist.
Was die Richtlinie leistet und was nicht
Die KI-Kompetenzpflicht nach Art. 4 der KI-Verordnung gilt seit dem 2. Februar 2025. Ein Dokument, das Systeme, Datenkategorien und Kontrollschritte benennt, gehört in den Nachweis dazu, ersetzt die Schulung aber nicht. Kompetenz entsteht nicht durch die Lektüre einer Richtlinie.
Und die Richtlinie bleibt ein lebendes Dokument, weil sich die Liste der freigegebenen Systeme ändert, sobald ein Werkzeug hinzukommt oder ein Vertrag ausläuft. Deshalb gehören Datum und Fassung auf die erste Seite, damit erkennbar bleibt, welche Regel galt, als ein Vorgang bearbeitet wurde.
Wer die vier Fragen beantwortet, hat eine Richtlinie. Wer sie umschreibt, hat ein Dokument.
Die Inhalte dieses Blogs wurden teilweise mit Unterstützung von KI erstellt.